Poskytování a účtování cestovních náhrad

1. Náležitosti cestovních příkazů (cestovní náhrady)

Cestovní náhrady při tuzemských  a  zahraničních  pracovních  cestách  se  řídí  Hlavou  III, § 173 a následně zákoníku práce č. 262/2006 v platném znění. Přezkoušení, upravení a proplacení cestovního příkazu provádí účetní obce.

Dle výše uvedeného zákona přísluší zaměstnanci zejména tyto náhrady:

  • náhrada prokázaných jízdních výdajů
  • stravné
  • náhrady prokázaných výdajů za ubytování
  • náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů 

Před samotným zahájením pracovní  cesty  vyplní  zaměstnanec  na  formulář  „cestovní příkaz“ následující údaje:

  • jméno, příjmení, bydliště
  • osobní číslo
  • vnitropodnikový útvar
  • počátek cesty (místo, datum, hodina)
  • místo jednání (výkonu práce)
  • účel cesty
  • konec pracovní cesty (místo, datum)
  • spolucestující
  • způsob dopravy (určený dopravní prostředek)
  • datum a podpis pracovníka oprávněného k povolení cesty

Po ukončení pracovní cesty provede zaměstnanec do 10 pracovních dnů vyúčtování cesty a doplní na první straně a na druhé straně cestovního příkazu tyto údaje:

  • datum a komu byla podána zpráva o výsledku pracovní cesty
  • datum pracovní cesty
  • do jednoho řádku odjezd – odkud, čas odjezdu, použitý dopravní prostředek, počátek pracovního výkonu (hodina)
  • do dalšího řádku příjezd – místo, čas příjezdu, konec pracovního výkonu (hodina), cenu zpáteční jízdenky + místní přeprava, stravné, náhrady za doložené ubytování, případně nutné vedlejší výdaje
  • zaměstnanec dále vlevo dole označí, zda bylo stravování poskytnuto bezplatně, zda má volnou, nebo zlevněnou jízdenku 

Částka celkem se uvádí jako dílčí součet řádků i sloupců (křížová kontrola). Všechny tyto údaje (výpočty) provede zaměstnanec. Dále vpravo dole uvede datum a cestovní příkaz podepíše.

K cestovnímu příkazu jsou přiloženy originální daňové doklady se všemi náležitostmi, které dokládají náklady vynaložené při pracovní cestě. 

Náhrada výdajů  za  ubytování  bude  doložena  dokladem  od  ubytovatele,   který  bude  znít na adresu: Obec XXX, Ulice čp., XXX XX - XXX, a na jméno zaměstnance. Výše stravného se stanovuje podle délky pracovní cesty a schvaluje ji zastupitelstvo obce v rámci rozpětí, které je vyhlášeno ve Sbírce zákonů. 

Zastupitelstvo obce  schvaluje následující částky: 

  • pracovní cesta v délce 5 – 12 hodin           80,-- Kč
  • pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin 110,-- Kč
  • pracovní cesta déle než 18 hodin                 180,-- Kč

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na  které  zaměstnanec  finančně  nepřispívá,  je  zaměstnavatel  oprávněn za každé uvedené jídlo stravné úměrně krátit: 

  • o 70 %, trvá-li pracovní cesta 5 – 12 hodin
  • o 35 %, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin
  • o 25 %, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin

Stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá

  • 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla
  • 12 až 18 hodin,byla poskytnuta 3 bezplatná jídla

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Po ukončení pracovní cesty zaměstnanec vyplní všechny údaje cestovního příkazu, schválí a podepíše pracovník, který pracovní cestu povolil. Následně bude cestovní příkaz přezkoušen, upraven a proplacen. Pokud nebude cestovní příkaz obsahovat všechny uvedené náležitosti, nebude proplacen. Na služební cestu je možno poskytnout zálohu. Při vyúčtování cesty je vrácena formálně celá záloha a následně vyúčtovány skutečné, podložené náklady. 

2. Vyúčtování služebních cest při použití soukromého motorového vozidla

Použití soukromého motorového vozidla pro služební účely musí být schváleno starostou obce nebo místostarostou obce. Ten může se zaměstnancem sjednat poskytování náhrady za použití soukromého motorového vozidla ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku.

Ve zcela ojedinělých případech může starosta nebo místostarosta obce povolit jízdu soukromým motorovým vozidlem pro účely přepravy na pracovní cestě, potom vzniká zaměstnanci právo na sazbu základní náhrady stanovenou za 1 km jízdy a úhradu za spotřebované pohonné hmoty ve smyslu § 157 zákoníku práce.

Před samotným použitím soukromého motorového vozidla vyplní zaměstnanec první stranu cestovního příkazu, přiloží fotokopii té strany velkého technického průkazu, na které jsou uvedeny průměrné spotřeby pohonných hmot, dále doklad o tom, že je automobil havarijně pojištěn a nechá si tuto služební cestu schválit. K tomuto schválení je oprávněn pouze starosta nebo místostarosta obce.

Cenu pohonných hmot je zaměstnanec povinen prokázat dokladem o čerpání pohonných hmot. 

Po ukončení cesty doplní zaměstnanec druhou stranu cestovního příkazu. Náležitosti jsou stejné jako při použití hromadného dopravního prostředku a navíc uvede počet ujetých km. Sám si pro-počte náhradu za spotřebované PH a za opotřebení vozidla.

XXX, starosta obce

V XXX dne XX.XX.XXXX

Směrnice projednána a schválena v ZO: Usnesení č. X/X - XXXX;

Datum zpracování: XX.XX.XXXX

Směrnice nabývá účinnosti: XX.XX.XXXX

Směrnici zpracovala: XXX

Bankovní spojení

Bankovní účet: XXXXXXXXX/XXXX Banka

IČO: 00000000
DIČ: Obec není plátcem DPH

Úřední hodiny

Středa od 18:00 do 19:00 hod.
Ostatní dny možnost dle dohody.

Kontakt

Adresa: Ulice čp, XXX XX
Datová schránka ID: xxxxxx
Telefon: +420 XXX XXX XXX
Email: @xxx.cz
Web: https://www.xxxxxxxxx.cz

Běží na PRO Samosprávu